Het coronavirus houdt iedereen in zijn greep, ook werkend Nederland. En dat betekent voor veel creatievelingen en marketeers dat ze vanaf deze week thuis moeten werken. Met een heel team dat thuis zit, is goed communiceren en samenwerken belangrijker dan ooit. En om de komende periode niet om te komen in onnodige e-mails, vind je hier vijf tools om de interne communicatie en samenwerking soepel te laten verlopen.
Slack – Communicatie
Een manier om een hoop mails te omzeilen is door een zakelijk chat programma te gebruiken. Slack is het bekendste zakelijke chat programma op de markt. Het is 2013 gelanceerde programma brengt alle communicatie in een bedrijf samen in een overzichtelijke app. Slack werkt met zogenoemde channels. Channels zijn chats over een bepaald onderwerp. Bijvoorbeeld in het kanaal #CreatieVoorSocial wordt er dus alleen gepraat over creaties voor social media. Iedereen kan deze kanalen makkelijk zelf aanmaken en kunnen over alle onderwerpen gaan die voor jouw team relevant zijn, of dit nou over werk gaat, of nu als tijdelijke vervanging voor de gesprekken bij het koffiezetapparaat. Ook kunnen (grote) bestanden erg makkelijk gedeeld worden via Slack en kun je (video)bellen.
Slack is een gratis tool, echter kan het uitgebreid worden met bepaalde functionaliteiten. De gratis variant van Slack heeft een geheugen tot 10.000 berichtjes per bedrijf. Als je dit limiet bereikt hebt worden oude berichten automatisch verwijderd. Ook zijn conference calls een functionaliteit waarvoor je moet betalen, je kan wel gratis een-op-een bellen . De betaalde functionaliteiten zijn echter functionaliteiten waar je bij Slack goed zonder kan.
Overall weet ik uit eigen ervaring dat Slack een erg fijne tool is die communicatie erg soepel laat verlopen.
Microsoft Teams – Communicatie
Is jouw team Microsoft-minded? Niet gevreesd, ook voor jullie is er een optie! Microsoft Teams is een communicatietool die net als Slack communicatie per onderwerp faciliteert. Het grote verschil met slack is dat Teams een integratie heeft met de andere producten van Microsoft, zoals bijvoorbeeld Office en Skype.
Ook is er een verschil in hoe de chat verloopt, bij Office kun je onder berichten reacties achter laten. Zie het zoals een bericht op je tijdlijn op Facebook, waaronder je reacties kan plaatsen. Bij Slack lopen de reacties allemaal onder elkaar door, waardoor je bericht soms in een felle discussie mogelijk ondergesneeuwd kan worden.
Een ander belangrijk verschil is dat je voor Microsoft teams moet betalen. Er is een gratis versie, maar daarmee mis je vrijwel alle belangrijke functionaliteiten. Bovendien krijg je, op het moment van het schrijven van deze blog, een foutmelding als je de gratis versie wil aanvragen. Gelukkig doet de betaalde versie het nog wel. Ook was er afgelopen maandag een grote storing waardoor het programma grotendeels niet gebruikt kon worden.
De storing is opgelost, maar voor dat je met Microsoft team in zee gaat, is het slim om toch de situatie eerst even in de gaten te houden.
Overall denk ik dat als je al veel gebruik maakt van de andere programma’s van Microsoft het een goede aanvulling zou kunnen zijn op je interne communicatie.
Monday – Planning
Naast goede interne communicatie is het ook belangrijk om de planning goed op orde te houden. Het vergt een hoop communicatie en project management om een heel team vanuit huis goed te laten draaien. Een tool om daarbij te helpen is Monday. Monday is een projectmanagement tool die samenwerken overzichtelijk maakt. Het werkt als volgt: Op verschillende boards kun je projecten zetten, met daaronder weer subtaken. Deze taken kun je aan teamgenoten toewijzen, die daarop de status van de taak kunnen weergeven. Hiermee creëer je snel een overzicht van wat er allemaal moet gebeuren en wat er al afgerond is. Ook kan er per taak gereageerd worden. Dit is handig voor het verkrijgen van feedback en overzichtelijke doelgerichte communicatie met de klant.
Het enige nadeel van Monday is dat het vrij prijzig is. Maar voor een goede projectplanning is het de prijs waard.
Discord – Alternatieve vergadertool.
Google Hangouts en Skype kennen we allemaal en daar weten we ook dondersgoed de gebreken van. 40% van het gesprek bestaat meestal uit “hoor je mij nog?”. Ook zijn deze tools niet echt geschikt voor vergaderingen met veel mensen. Daar kan Discord een verschil in maken. Discord is een app uit de gamewereld, gespecialiseerd in communicatie tussen gamers. Om die tool naast zware games goed te laten draaien is het een heel lichte tool, geschikt voor alle laptops.
Discord lijkt een hoop op Slack. Met verschillende kanalen over verschillende onderwerpen. Het grote verschil met Slack is dat hier ook een spraak tool in zit. Hierdoor kun je makkelijk bellen/communiceren en vergaderen met grotere groepen zonder dat je laptop het begeeft.
Ook kan een persoon zijn scherm delen, waardoor je bijvoorbeeld een presentatie kan geven. Vanwege het corona virus heeft Discord het aantal gebruikers in een server verhoogt naar vijftig. Zorg met vijftig man wel dat er duidelijke afspraken zijn op hoe de vergadering verloopt en wie het woord neemt. Discord is helemaal gratis in gebruik.
Spotify – Moraal
Er hangen een hoop nadelen aan thuiswerken. Een hoop van deze nadelen zijn hopelijk gedeeltelijk op te lossen met de bovenstaande tools. Maar er is ook een heel groot voordeel, muziek.
Dit is namelijk hét moment om jouw favoriete muziek door je speakers te laten blèren.
Concentreer jij je goed bij alternatieve rock opera’s? Wie houdt je tegen? Afgezien van je partner, kinderen en buren natuurlijk… Maar op gepast volume ben jij de dj.
De komende weken worden, ook met alle tools tot onze beschikking, waarschijnlijk niet makkelijk. Maar laten we er met ons allen het beste van maken.